РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

РЕСПУБЛИКА ХАКАСИЯ

АДМИНИСТРАЦИЯ

СОНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

                                                                 ПРОЕКТ

от «___»____________2018 г.                 с.Сонское                                  №_________

т. 9-34-34 ,9-34-22

Об утверждении  Положения  об  архиве

Администрации Сонского сельсовета  и экспертной комиссии

Администрации Сонского сельсовета

           На основании Федерального Закона от 06.10.2013 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федерального Закона от 22.10.2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", руководствуясь Уставом Сонского сельсовета Боградского района Республики Хакасия , Администрация Сонского сельсовета ПОСТАНОВЛЯЕТ:

           1.  Утвердить Положение об архиве  Администрации Сонского сельсовета.

           2. Утвердить Положение  об экспертной  комиссии  Администрации Сонского сельсовета.

           3. Настоящее постановление разместить в сети Интернет на официальном сайте администрации Сонского сельсовета.

Глава

Сонского сельсовета                                                             Н.Г.Абросимов

Утверждено

Постановлением

Администрации Сонского сельсовета

От «___»_______2018г. №_____

ПОЛОЖЕНИЕ

Об архиве Администрации Сонского сельсовета Боградского района Республике Хакасия

      1.Общие положения

1. Положение об архиве организации ( далее-Положение) разработано  в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве , утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016года №293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации ,2016, №26,ст.4034).

2. Положение распространяется на архивы организаций , выступающих источником  комплектования государственных , муниципальных архивов (Архив организации).

3. Архив организации  создается на правах структурного подразделения , осуществляющего хранение, комплектование , учет и использование документов Архивного  фонда Российской Федерации, документов  временных (свыше 10 лет) сроков хранения , в том числе по личному  составу , образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку  документов к передаче на постоянное хранение  в государственный(муниципальный), источником комплектования которого  выступает организация.

4.Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит  согласованию на предмет соответствия его Положению с учетом состава документов ,находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве  организации.

   Организации ,выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов , согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации , выступающие источниками комплектования  государственных архивов субъектов Российской Федерации , муниципальных архивов, - с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации  , муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

   После согласования положение  об Архиве организации утверждается руководителем организации.

 5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, №43, ст.4169;2006,№50,ст.5280;2007,№49,ст.6079;2008,№20,ст.2253;2010,№19,ст.2291,№31,ст.4196;2013,№7,ст.611;2014,№40,ст.5320;2015,№48,ст.6723;2016,№10,ст.1317,№22,ст.3097;2017,№25,ст.3596;2018,№1ст.19),законами, нормативными правовыми актами Российской  Федерации , субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела  и делопроизводства , правилами организации хранения , комплектования , учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях , локальными нормативными актами государственного органа.

  2. Состав документов Архива организации

6.Архив организации хранит:

   а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному  составу , образовавшиеся в деятельности организации;

   б) документы постоянного хранения  и документы по личному составу фонда (ов) организаций- предшественников (при их наличии);

   в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

   г) фонд пользования (архива) (при наличии);

  д) справочно- поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

   3.Задачи Архива организации

7. К задачам Архива организации относятся:

  7.1.Организация хранения документов , состав которых предусмотрен главой  2 настоящего Положения.

  7.2. Комплектование Архива организации документами , образовавшимися в деятельности организации.

  7.3  Учет документов , находящихся на хранении в Архиве организации.

  7.4 Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

  7.5  Подготовка  и своевременная  передача документов Архивного фонда  организации на постоянное хранение  в  государственный (муниципальный )архив.

  7.6  Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей  их в Архив организации.

    4. Функции Архива организации

 8. Архив организации осуществляет следующие функции:

   8.1 Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу , образовавшихся в деятельности организации , в соответствии с утвержденным графиком.

   8.2 Ведет учет документов  и фондов , находящихся на хранении в Архиве организации.

  8.3 Представляет  в государственный ( муниципальный ) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов  в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской  Федерации.

  8.4 Систематизирует и размещает документы , поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся  в ходе осуществления деятельности организации.

  8.5  Осуществляет подготовку и представляет:

   а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения , временных (свыше 10 лет) сроков хранения , в том числе по личному составу , а также акты о выделении к уничтожению архивных документов , не  подлежащих хранению , акты об утрате документов , акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

  б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или  уполномоченного  органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее- ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

  в)  на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива) , в случае наделения его  соответствующими полномочиями , описи дел по личному составу;

  г) на согласование ЭПК архивного учреждения  или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива) , в случае наделения его  соответствующими  полномочиями , акты об утрате документов , акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

  д)  на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения , описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения , в том числе описи дел по личному составу , акты о выделении к уничтожению архивных документов , не подлежащих хранению , акты  об утрате документов , акты о неисправимых повреждениях архивных документов , утвержденные (согласованные) ЭПК  или государственным архивом субъекта Российской Федерации ( муниципальным архивом) в случае наделения его  соответствующими полномочиями.

8.6  Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

8.7 Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения , находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации , а также выявления документов , не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов , находящихся на хранении в Архиве организации.

8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11 Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или временное пользование.

8.12  Исполняет запросы пользователей , выдает архивные копии документов , архивные выписки и архивные справки.

8.13 Ведет  учет использования документов Архива организации.

8.14 Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

8.15 Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

8.16 Участвует в разработке документов организации по вопросам  архивного дела и делопроизводства.

8.17 Оказывает методическую помощь:

  а) службе делопроизводства организации в  составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

  б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.

5. Права  Архива организации

9. Архив организации имеет право:

  а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования , учета и использования архивных документов в Архиве организации;

  б) запрашивать в структурных  подразделениях организации сведения , необходимые для работы Архива организации;

  в) давать рекомендации  структурным  подразделениям организации по вопросам , относящимся к компетенции Архива организации;

  г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации  в соответствии с утвержденным графиком;

  д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно- проверочной комиссии  при Федеральном архивном агентстве , ЭПК  архивного  учреждения.

Утверждено

Постановлением

Администрации Сонского сельсовета

От «___»_______2018г. №_____

П О Л О Ж Е Н И Е

Об экспертной комиссии Администрации Сонского  сельсовета

1. 1.             Общие положения

1. Положение об экспертной комиссии организации (далее -Положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном  архивном агентстве , утвержденного Указом Президента Российской  Федерации от 22 июня 2016 г. №293 ( Собрание законодательства Российской Федерации ,2016, №26, ст.4034).
2. Экспертная комиссия организации (далее- ЭК) создается в целях организации и проведения  методической и  практической  работы по экспертизе ценности документов , образовавшихся в деятельности организации.
3. ЭК является совещательным  органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе  Примерного положения , утвержденного руководителем .Организации , выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов , согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива ; организации , выступающие источниками  комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации , муниципальных архивов, - с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации  в области архивного дела (далее- ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его  соответствующими полномочиями.
4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.  В состав ЭК  включаются : председатель  комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства   и архива , основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива , источником комплектования которого выступает организация (по согласованию). Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.
5. . В своей работе  ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, №43, ст.4169;2006,№50,ст.5280;2007,№49,ст.6079;2008,№20,ст.2253;2010,№19,ст.2291,№31,ст.4196;2013,№7,ст.611;2014,№40,ст.5320;2015,№48,ст.6723;2016,№10,ст.1317,№22,ст.3097;2017,№25,ст.3596;2018,№1ст.19),законами, нормативными правовыми актами Российской  Федерации , субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела  и делопроизводства , правилами организации хранения , комплектования , учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях , локальными нормативными актами государственного органа.

2. Функции ЭК

    6.Экспертная комиссия осуществляет  следующие функции:

            Организует ежегодный отбор дел , образующихся в деятельности организации , для хранения и уничтожения.

            Рассматривает и принимает решения о согласовании:

    а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

   б) перечня проектов/объектов , проблем/тем, научно-техническая документация по  которым подлежит передаче на  постоянное  хранение;

   в) описей дел по личному составу;

   г) описей дел временных (свыше10 лет) сроков хранения;

  д)номенклатуре дел организации;

  е) актов о выделении к уничтожению документов , не подлежащих хранению ;

  ж) актов об утрате документов;

  з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

  и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов , не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов , а также перечнями документов , образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций , с указанием сроков их хранения , с последующим  представлением их на согласование  ЦЭПК при Росархиве.

  к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

6.3. Обеспечивает совместно  со структурным подразделением организации , осуществляющим хранение , комплектование, учет и использование архивных документов (далее- архив организации)  представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК  описей  дел постоянного хранения  управленческой и иных  видов документации , перечней проектов , проблем (тем) , научно- технической документации, подлежащей  передаче на постоянное хранение.

6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или  государственного (муниципального) архива , в случае наделения его соответствующими полномочиями , согласованные ЭК описи дел по личному  составу , номенклатуру дел организации.

6.5 Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК  актов об утрате документов , актов  о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.6 Совместно с архивом организации , службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы  с документами , оказывает им методическую помощь , участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

           3.Права ЭК

       7. ЭК  имеет право:

         7.1 Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов , розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу , упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

        7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений :

          а) письменные объяснения о причинах утраты , порчи или несанкционированного уничтожения  документов постоянного  и временных (свыше10 лет) сроков хранения , в том числе документов по личному составу;

         б) предложения и заключения , необходимые для определения сроков хранения документов.

        7.3 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и  обеспечения сохранности документов , в  том числе Архивного фонда Российской Федерации , о причинах утраты документов.

        7.4. Приглашать на заседание ЭК  в качестве консультантов и экспертов представителей научных , общественных  и иных организаций.

        7.5  Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения , комплектования  , учета использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах , органах местного самоуправления и организациях.

       7.6 Информировать руководство организации по вопросам , относящимся к компетенции ЭК.

      4. Организация работы ЭК

     8.ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения , а также с соответствующим  государственным( муниципальным) архивом.

     9.Вопросы , относящиеся к компетенции ЭК ,рассматриваются на ее заседаниях , которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК  протоколируются.

     10. Заседания ЭК  и принятые решения считаются  правомочными , если на заседании присутствуют более половины ее состава.

     11. Решения ЭК  принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК. Право решающего голоса имеют  только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты  имеют право  совещательного голоса.

     12. Ведение делопроизводства ЭК  возлагается на секретаря ЭК.